30年にわたりグローバル企業を支援し続ける 「赤坂国際法律会計事務所」

説明責任を果たすため、信頼できる運用社のクラウドサービスを選択

-- Microsoft 365を導入した理由を教えてください。

　これまでは外部の専門家に依頼をしてメールシステムを運用してきました。しかし、特別な初期投資をすることなく、サービスとして手軽なコストでメールを利用 できる上に、カレンダーなどの便利な機能も使えるということでMicrosoft 365を利 用することにしました。

-- Microsoft 365を選んだ理由について教えてください。

　当事務所では、企業の機密情報を取り扱うことも多く、万が一、何かのトラブルが発生したときには説明責任が問われます。そのため、安全かつ強固なシステムであることはもちろん、その運営事業者にも信用力を求めざるを得ません。
　そのため、いくら便利であっても、責任所在や範囲があいまいになりがちなフリーのサービスを採用するわけにはいきません。その点、マイクロソフト社という日 本国内のみならず、グローバルにサービスを提供している事業者のサービスであることは重要な選定ポイントであり、国内外の大手企業などでも導入されているということで安心感もありました。
　それから、当事務所の業務は、約30%が日本語、約30%が英語、約30%がフランス語という状況なので、マルチ言語対応という点も選定理由の1つでした。
　また業務上、世界中のさまざまな地域に出向くことがあるので、マイクロソフト社のサービスであれば、どこでも使える可能性が高いだろうという信頼感もありました。先日もコートジボワール共和国に出向く機会がありましたが、問題なくア クセスすることができ、助かりました。

送信遅延機能をきっかけに HENNGE One の導入を検討

-- HENNGE Oneを導入した経緯についても教えてください。

　HENNGE Oneのサービスに興味を持ったきっかけは、メールの「送信遅延機能」 でした。
　宛先や内容が間違ったままメールを送信しようとしたり、必要なファイルを添付し忘れたままメールを送信しようとしたりする「ヒヤリ・ハット」は、だれでも経 験したことがあることだと思います。このようなヒューマンエラーを、注意喚起だ けで防ぐことは容易ではありません。
　そこでシステマチックに、送信の指示をしてから実際に送信されるまでに時間差を設け、指定の時間内に気がつけば、メールの送信を停止できるサービスが あるということで、HENNGE Oneのことを知りました。
　しかも、詳しく説明を聞くと、添付ファイルの「自動暗号化」や「ファイル転送」、「IPアドレス制限」などの機能を、クラウドサービスとして手軽に利用できること から採用を決めました。情報化社会において弁護士がこうした機能について無 知であることは許されません。適宜クライアントにセキュリティーに関する情報 を提供し、トラブルを少しでも減らしていただくためにも自ら理解しておく必要があると考えておりました。

-- HENNGE Oneの各機能の利用状況を教えてください。

　各機能の利用状況は次の通りですが、今後、「メールアーカイブ」の機能も利用してみたいと考えています。

● 送信遅延機能
すでに話をしたように、メール送信時のミスを予防するために利用しています。

● 自動暗号化
外部と安全にファイルのやり取りをするために利用しています。ファイルの圧縮やパスワードの設定などに手を煩わされないのでとても便利なのですが特にご高齢の方はZIPファイルの解凍になれていないので、現時点では暗号化がされないようにも設定しています。機会があったら自動 暗号化を再度試してみたいと思っております。

● ファイル転送
フリーのファイル転送サービスだと企業によっては利用禁止となっているケースも増えてきているので、安全にやり取りができるので助かってい ます。

● IPアドレス制限
自身を含め一部の対象者を除き、社外のPCからMicrosoft 365を利用できないようにして、情報漏えいを防ぐために使用しています。こうした制限は常識化していくと考えております。