東洋インキSCホールディングス株式会社

Googleの標準機能では実現できないセキュリティ対策が揃っており、手間をかけることなく導入・運用できることを評価しました。

— このタイミングで、クラウドサービスとスマートデバイスを導入したのは、何か理由があるのでしょうか

10年以上前に導入した従来のグループウェアでは、昨今のIT技術に追従できておらず、グローバル化（多言語対応、訴訟リスク対応等）を進めるためには刷新が必須でした。そこで機能面・コスト面・実績などのさまざまな側面からクラウド、オンプレを問わずソリューションの選定を進めた結果、クラウドの採用が決まり、さらに効果を引き出すためにスマートデバイスの同時解禁に踏み切りました。

しかし、新しいメリットには、新しいリスクがともないます。そのリスクを明確にし、最低限必要と思われる管理・運用体制を整えてから導入することが重要だと考えました。

— 「新しいリスク」とは、どのようなことが挙げられますか

クラウドやスマートデバイスを利用することで外出先や自宅など、会社のデスクに縛られず仕事ができるようになります。その反面、デバイスの紛失や許可していない端末からの利用など新たなリスクが発生します。

クラウドを導入することにより会社のデスクでも外出先でも一元的にメールの送受信ができるようになり、メールの利用頻度も高まります。併せて、メールに起因する情報漏えいの危険性も増すと考えました。

— 新しいリスクに対して、どのような対策を実施しているのでしょうか

業務で利用するスマートデバイスは、支給している端末に限定し、さらに端末と利用者と紐付けて管理することで、登録された利用者が登録された端末からしか利用できないようにしています。

この認証の仕組みは、事前に申請は必要になりますが、自宅で利用するデスクトップPCにも適用しており、セキュリティを確保しながらクラウドサービスを活用できる仕組みとして有効です。

メールに関しては、添付ファイルの自動暗号化やフィルタリングによるメール送信先の制限、さらには監査用途で送受信メールをアーカイブしています。